Van bodemonderzoeken tot en met vergunningen. Hoe behoud je het overzicht en voorkom je vertraging?
Omgevingsmanager Manon Otterloo van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) ziet binnen haar organisatie kansen om de processen te verbeteren. Ze schakelt omgevingsmanager Luuk Smink en projectleider Julian Hartman van Tetra Tech in voor twee procesbeschrijvingen: één voor bodem en één voor vergunningen. In dit artikel delen zij hun inzichten over een gestructureerde aanpak zonder gedoe.
Waarom is een procesbeschrijving zo belangrijk?
Manon: “Veel kennis binnen onze organisatie zit in de hoofden van collega’s. Dat is waardevol, maar ook kwetsbaar. Wat als iemand vertrekt? En hoe zorgen we er tegelijkertijd voor dat hun vervangers snel kunnen aansluiten? Bovendien merk je dat iedereen op zijn eigen manier werkt, wat soms leidt tot misverstanden en onnodige vertragingen. Je moet dan steeds opnieuw het wiel uitvinden. Waar begin je? Welke stappen mag je niet overslaan? Met een duidelijke procesbeschrijving en een stappenplan voorkom je dat en weet iedereen precies weet welke stappen ze moeten volgen.”
Voordelen van een heldere procesbeschrijving
- Iedereen werkt op dezelfde manier wat misverstanden voorkomt.
- Kennis blijft behouden, ook als collega’s vertrekken.
- Nieuwe collega’s kunnen sneller aan de slag.
- Efficiënter werken, minder vertraging, minder juridische risico’s.
Hoe pak je het aan? De eerste stappen naar een helder proces
Luuk: “Veel projecten lopen vast op vergunningen of bodemonderzoeken. Simpelweg omdat mensen niet goed weten waar ze moeten beginnen. Een procesbeschrijving helpt om overzicht te krijgen en te houden.”
Vier stappen voor een helder proces:
Breng in kaart wie betrokken zijn
Welke afdelingen binnen de organisatie werken met vergunningen en bodemonderzoek?
Wie heeft welke verantwoordelijkheden?
Inventariseer de grootste knelpunten
Waar lopen mensen in de praktijk tegenaan?
Welke kennis is al beschikbaar en wat moet nog worden uitgezocht?
Stel een stappenplan op
Beschrijf per stap: Wat doe je? Welke input heb je nodig?
Wat is de output? Wat doe je daarna?
Betrek de juiste experts op tijd
Voorkom dat je later zaken moet overdoen.
Ga vroeg in gesprek met het bevoegd gezag.
Een van de grootste valkuilen is dat mensen te laat beginnen met vergunningen. Dan loop je aan tegen lange doorlooptijden en wordt een project onnodig vertraagd. Als je in het begin van je project al weet welke procedures veel tijd kosten, kun je daar meteen op inspelen.
Bodemonderzoek: moet je altijd het veld in?
Julian merkt dat er nog veel onduidelijkheid is over wanneer veldwerk echt nodig is. “Bodemonderzoek is complexe materie. Projectleiders en omgevingsmanagers hebben al zoveel aan hun hoofd. Dan is er minder tijd over om je te verdiepen in de details.”
Al hoeft dit volgens de projectleider ook niet altijd. “Soms is een aanvullend onderzoek bijvoorbeeld helemaal niet nodig. Bijvoorbeeld als een eerdere studie al voldoende informatie biedt. Maar om dat te kunnen inschatten, moet je de juiste kennis hebben. Daarom is het zo belangrijk om dit soort processen goed vast te leggen. Veel organisaties denken dat een bodemonderzoek altijd betekent dat je het veld in moet. Maar soms is een bureaustudie al voldoende. Dat bespaart tijd en kosten.”
Slimme aanpak
- Start met een bureaustudie; daaruit volgt of een veldonderzoek überhaupt nodig is.
- Bedenk goed op welke vragen het bodemonderzoek een antwoord moet geven; voorkom dat je onnodig groot uitvraagt.
- Betrek specialisten; scheelt fouten en herstelwerk.
Vergunningen: van gedoe naar grip
Luuk: “Tijdens de presentatie vroeg ik aan de deelnemers: ‘Waar denk je aan bij het woord vergunningen?’ De reacties waren precies wat ik verwachtte: ‘moeilijk’, ‘lang’, ‘gedoe’. Dat is de frustratie die we allemaal kennen. Vergunningen zijn vooral risicomanagement. Als je in een vroeg stadium een goede inventarisatie maakt, wordt het een stuk makkelijker.”
De omgevingsmanager legt uit dat veel mensen te laat beginnen met vergunningen. “Ik zie vaak dat het vergunningenproces pas wordt opgestart wordt als het project al vergevorderd is. Maar sommige vergunningen hebben een doorlooptijd van een half jaar of langer. Dan zit je ineens met een probleem.”
Doeltreffend proces
- Check als eerste de vergunningen met lange doorlooptijd.
- Maak een top 5 van de meest voorkomende vergunningen.
- Ga op tijd in gesprek met het bevoegd gezag. Zie ze niet als obstakel, maar als een stakeholder.
Checklist voor vergunningen met lange looptijd
In de vroege fase van een project wil je grip hebben op mogelijke risico’s. Sommige vergunningen hebben een doorlooptijd van zes maanden of langer, vereisen uitgebreide onderzoeken en brengen complexe indieningsvereisten met zich mee.
Denk hierbij aan:
- Projectbesluit
- Vergunning Eigen Dienst (VED)
- MER-rapportage of MER-beoordeling
- Wijziging van het Omgevingsplan
- Omgevingsvergunning Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit (BOPA)
- Omgevingsvergunning Natura 2000-activiteit (waaronder stikstof)
Luuk: “Door deze vergunningen vooraf in kaart te brengen, kunnen opdrachtgevers al stappen zetten voordat een ingenieursbureau wordt ingeschakeld. Je weet waar je aan toe bent. Dat versnelt het proces en voorkomt vertraging.”
Hoe houd je de procesbeschrijving up-to-date?
Manon: “We hebben nu per proces een aanspreekpunt aangesteld. Zo blijft alles actueel en werkbaar. En als er iets verandert in de wetgeving, kunnen we dat meteen verwerken.”
Blijf up-to-date
- Wijs per proces een verantwoordelijke aan.
- Evalueer en actualiseer periodiek.
- Houd contact met experts zoals Tetra Tech voor nieuwe inzichten.
Wat leveren de presentaties en procesbeschrijving het waterschap op?
Manon: “Dankzij de sessies met Tetra Tech en hun procesbeschrijvingen wordt meteen zichtbaar hoeveel tijd je in projecten bespaart met een helder proces. Nu hoeven we minder vragen te stellen en kunnen we vergunningen en onderzoeken efficiënter uitvragen. Dat scheelt tijd, kosten en frustratie.”
Ze vervolgt: “Een helder proces helpt niet alleen ons, maar ook aannemers. Zij krijgen beter inzicht in de veiligheids- en gezondheidsrisico’s in het veld. Daarnaast versterkt het mijn stakeholdermanagement: ik begrijp beter waar het bevoegd gezag op let en kan gerichter vragen stellen. Intern draagt het bij aan kennisdeling, zodat collega’s die buiten aan het werk gaan beter voorbereid zijn.”
Voordelen op een rij
- Aanvragen verlopen sneller.
- Minder vertraging en discussie in projecten.
- Betere samenwerking tussen afdelingen.
- Meer grip en overzicht.
Voorbeeld voor andere waterschappen
Luuk: “Binnen de raamovereenkomst Integrale Technische Adviesdiensten (ROK-ITA) werken we met HHSK, het Hoogheemraadschap van Delfland, Waterschap Brabantse Delta en Waterschap Hollandse Delta aan het uitvoeren van ingenieursdiensten. HHSK heeft als eerste het voortouw genomen om de processen in kaart te brengen. Dat zou een voorbeeld kunnen zijn voor andere waterschappen.”
Julian: “Door kennis te delen en samen te werken, maken we bodemonderzoeken en vergunningstrajecten eenvoudiger. Dat helpt niet alleen HHSK, maar uiteindelijk alle waterschappen.”
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Onze experts denken graag mee.
